IT und KI im Betrieb: Mitbestimmung konkret gestalten

Vom Produktnamen zur konkreten Nutzung

Eine Software kann je nach Konfiguration sehr unterschiedliche Funktionen haben. Für die Vorbereitung sollte festgehalten werden, welche Module eingeführt werden, welche Beschäftigten sie nutzen und welche Daten dabei entstehen. Auch Schnittstellen zu vorhandenen Anwendungen sind wichtig. Ein System, das zunächst nur einen einzelnen Arbeitsschritt unterstützt, kann durch Verknüpfungen zusätzliche Auswertungen ermöglichen.

Hilfreich sind eine Funktionsbeschreibung, ein Rollenmodell und Beispiele der tatsächlich verfügbaren Berichte. Der Betriebsrat sollte unterscheiden, was technisch möglich, organisatorisch vorgesehen und im Betrieb bereits aktiviert ist. Diese Ebenen sind nicht immer deckungsgleich und müssen im Gespräch mit dem Arbeitgeber aufgeklärt werden.

Mitbestimmung und Datenschutz getrennt prüfen

§ 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG betrifft technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung. Daneben können weitere Beteiligungsrechte berührt sein, etwa bei Arbeitszeit, Gesundheitsschutz oder veränderten Arbeitsabläufen. Eine datenschutzrechtliche Bewertung ersetzt die betriebsverfassungsrechtliche Einordnung nicht. Umgekehrt beantwortet eine Betriebsvereinbarung nicht automatisch jede Frage zur Zulässigkeit der Datenverarbeitung.

Für die Beratung sollten die verarbeiteten Daten, Zwecke, Zugriffsgruppen und Speicherfristen nachvollziehbar beschrieben werden. Bei Auswertungen ist zu unterscheiden, ob einzelne Beschäftigte identifizierbar sind oder Ergebnisse tatsächlich nur zusammengefasst vorliegen. Auch mögliche Rückschlüsse durch Kombination mehrerer Berichte gehören in die technische Beschreibung.

KI-Anwendungen verständlich erklären lassen

Bei KI stellen sich zusätzliche Fragen nach Eingabedaten, Ergebnissen und der Rolle menschlicher Entscheidungen. Unterstützt die Anwendung lediglich die Erstellung eines Textes oder beeinflusst sie die Beurteilung von Bewerbern und Beschäftigten? Welche Ergebnisse werden gespeichert, welche weitergegeben und welche von Menschen überprüft? Solche Fragen konkretisieren den Beratungsbedarf.

Muss der Betriebsrat zur Durchführung seiner Aufgaben die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen nach § 80 Absatz 3 Satz 2 BetrVG insoweit als erforderlich. Die Vorschrift ist keine pauschale Befreiung von der näheren Vereinbarung mit dem Arbeitgeber nach Satz 1. Person, Aufgabe und Umfang der Unterstützung müssen weiterhin passend bestimmt werden.

Regelungen auf Veränderungen vorbereiten

Eine IT-Vereinbarung sollte nicht nur den Einführungszeitpunkt abbilden. Updates, zusätzliche Module und neue Schnittstellen können den Einsatz verändern. Für die Verhandlung ist deshalb zu klären, wie solche Änderungen angekündigt und bewertet werden. Ein Freigabeprozess muss verständlich beschreiben, welche Änderungen davon erfasst werden und welche Informationen dafür benötigt werden.

Zur Umsetzung gehören außerdem Zuständigkeiten für Rückfragen, Berichtigungen und technische Störungen. Beschäftigte sollten wissen, welche Nutzung erwartet wird und an wen sie sich bei Problemen wenden können. Das Gremium kann Anwendungsfragen sammeln und anhand konkreter Beispiele prüfen lassen, ob die vereinbarten Grenzen tatsächlich eingehalten werden.

Ein Systemverzeichnis als Arbeitsgrundlage nutzen

Bei digitalen Projekten sollten Produktname, Anbieter, Version und Einsatzbereich zusammen dokumentiert werden. Ergänzen Sie die betroffenen Beschäftigtengruppen, Schnittstellen und geplanten Einführungsschritte. Ein solches Verzeichnis ist kein Ersatz für die rechtliche Prüfung, erleichtert aber die Verständigung zwischen Betriebsrat, Personalabteilung und IT. Gerade bei umfangreichen Plattformen können Module zu unterschiedlichen Zeitpunkten aktiviert werden. Dann genügt eine einmalige Beschreibung des Gesamtsystems häufig nicht. Sinnvoll ist eine Zuordnung der Funktionen zu konkreten Arbeitsabläufen: Welche Daten entstehen beim Anmelden, beim Bearbeiten eines Vorgangs oder beim Abschluss einer Aufgabe? Welche dieser Daten erscheinen anschließend in Berichten? Auch Testumgebungen und Pilotgruppen gehören in die Beschreibung. Ein als Versuch bezeichneter Einsatz sollte nicht allein wegen dieser Bezeichnung aus der Beteiligungsprüfung herausgenommen werden.

Überwachungspotenzial an den verfügbaren Auswertungen prüfen

Eine technische Einrichtung kann personenbezogene Informationen erzeugen, obwohl ihr betrieblicher Hauptzweck ein anderer ist. Für die Prüfung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG sind deshalb die tatsächlichen technischen Möglichkeiten und die vorgesehene Nutzung genau zu betrachten. Lassen Sie sich Berichte, Filter und Berechtigungen anhand von Beispielen erläutern. Ein zusammengefasster Bericht kann unter Umständen Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte erlauben, wenn Teams sehr klein sind oder weitere Informationen hinzukommen. Umgekehrt sollte nicht jede technische Kennzahl ohne weitere Prüfung als persönliche Leistungsbewertung bezeichnet werden. Die Betriebsvereinbarung kann zulässige Zwecke und Grenzen von Auswertungen konkret beschreiben. Dazu gehört auch die Frage, wer Daten exportieren darf und wie mit gespeicherten Auszügen umgegangen wird. Ein allgemeines Verbot von Leistungskontrolle bleibt praktisch schwach, wenn der Umgang mit den verfügbaren Funktionen ungeklärt ist.

KI-Ergebnisse und menschliche Entscheidungen unterscheiden

Bei einer KI-Anwendung muss verständlich sein, welche Rolle ihr Ergebnis im Arbeitsprozess spielt. Ein Textvorschlag für eine interne Mitteilung wirft andere Fragen auf als eine Rangliste von Bewerbungen oder ein Hinweis auf vermeintlich auffällige Leistung. Für die Vorbereitung sollte der Betriebsrat den gesamten Entscheidungsweg beschreiben lassen. Wer prüft ein Ergebnis, welche Informationen stehen dieser Person zur Verfügung und kann die Empfehlung tatsächlich verworfen werden? Eine nominelle menschliche Kontrolle ist nicht dasselbe wie eine nachvollziehbare eigenständige Entscheidung. Auch fehlerhafte Ergebnisse benötigen einen geregelten Umgang: Beschäftigte müssen wissen, wo sie eine Berichtigung oder Überprüfung anstoßen können. Welche rechtlichen Pflichten im Einzelfall gelten, hängt vom System und seinem Einsatz ab. Die betriebsverfassungsrechtliche Prüfung sollte deshalb nicht durch pauschale Aussagen über die Zulässigkeit oder Unzulässigkeit von KI ersetzt werden.

Tests mit klaren Grenzen vereinbaren

Ein Pilotprojekt kann helfen, Funktionen und Belastungen besser zu verstehen. Vor dem Start sollten jedoch Zweck, Teilnehmerkreis, Dauer und Auswertungskriterien feststehen. Ebenso wichtig ist, welche Daten tatsächlich verarbeitet werden und ob Ergebnisse bereits für Personalentscheidungen verwendet werden sollen. Für das Gremium empfiehlt sich eine Liste von Prüffragen, die während des Tests beantwortet werden müssen. Beispielsweise kann untersucht werden, ob Fehlermeldungen zusätzliche Arbeit verursachen, ob notwendige Informationen fehlen oder ob bestimmte Beschäftigtengruppen Schwierigkeiten bei der Nutzung haben. Die rechtlichen Voraussetzungen eines Testbetriebs müssen vorab geklärt werden. Eine Pilotvereinbarung sollte nicht unbeabsichtigt zur unbefristeten Freigabe des späteren Vollbetriebs werden. Der Übergang in den Regelbetrieb und der Umgang mit gespeicherten Testdaten verdienen deshalb eine ausdrückliche Regelung. Auch eine Verlängerung sollte nicht allein durch Zeitablauf eintreten.

Schulung und Veränderung der Arbeit mitdenken

Neue Software verändert häufig mehr als die Bedienoberfläche. Aufgaben können anders verteilt werden, zusätzliche Kontrollen entstehen oder bisherige Entscheidungsspielräume entfallen. Der Betriebsrat sollte deshalb technische Fragen mit der konkreten Arbeitssituation verbinden. Welche Kenntnisse werden künftig benötigt? Wie viel Zeit steht für die Einarbeitung zur Verfügung? Welche Unterstützung erhalten Beschäftigte bei Störungen? Rückmeldungen aus den betroffenen Bereichen helfen, diese Fragen zu präzisieren. Sie sollten möglichst anhand konkreter Abläufe und nicht nur anhand allgemeiner Bewertungen gesammelt werden. Auch Auswirkungen auf Arbeitsmenge und Erreichbarkeit können wichtig sein. Ein jederzeit zugängliches System begründet für sich allein noch keine Pflicht, außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit tätig zu werden. Die jeweiligen Regelungsgegenstände müssen getrennt geprüft und anschließend aufeinander abgestimmt werden. Dadurch wird erkennbar, ob neben einer IT-Vereinbarung weitere betriebliche Regelungen betroffen sind.

Zeiterfassung als Beispiel für mehrere rechtliche Ebenen

Bei einer digitalen Zeiterfassung müssen gesetzliche Vorgaben, Mitbestimmung und technische Ausgestaltung zusammen betrachtet werden. Der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 betrifft die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und den verbleibenden Gestaltungsspielraum. Er begründet kein pauschales Recht des Betriebsrats, gerade eine bestimmte elektronische Lösung zu erzwingen. Für die Vorbereitung sollten deshalb zunächst die zu erfassenden Vorgänge, Korrekturmöglichkeiten und Zuständigkeiten beschrieben werden. Anschließend lässt sich prüfen, welche Anforderungen gesetzlich vorgegeben sind und wo Regelungen ausgehandelt werden können. Ergänzend sind Zugriffe, Auswertungen und Schnittstellen zu anderen Personalsystemen wichtig. Die Entscheidung beantwortet nicht jede datenschutzrechtliche Frage einer konkreten Software. Rechtsanwalt Dr. Drees kann mit dem Gremium die unterschiedlichen Prüfungsbereiche ordnen und einen auf den tatsächlichen Einsatz zugeschnittenen Verhandlungsauftrag vorbereiten.

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